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            好文:供應商管理辦法

            為進一步規范河公司(以下簡稱公司)工程、物資、服務供應商的管理,強化供應商準入、評價,完善供應商評價體系,維護公司合法權益,依據公司《招投標管理辦法(試行)》《非招標形式采購管理辦法(試行)》和其他相關法律法規,結合公司實際,特制定本辦法。

            2 適用范圍

            本辦法適用于公司、公司全資及控股子公司和有實際控制權的公司范圍內所有的工程、物資和服務采購業務供應商的全過程閉環管理。

            3 術語及定義

            3.1 供應商:指向公司提供商品或相應服務的企業,包括制造商、代理商和施工方;

            3.2 代理商:指制造生產企業授權的在一定區域銷售其部分產品或服務的供應商;

            3.3 合格供應商:是指社會上具備資質及履約能力,通過一定程序評價,并經各級管理部門審批合格進入公司,可向公司提供符合質量、技術要求的產品和服務的供應商;

            3.4 潛在供應商:是指有能力向公司提供符合技術規范要求的貨物、工程或服務,但不在公司供應商庫內的投標供應商。

            4 職責

            公司運營改善部為公司供應商管理的綜合管理部門,下設招投標管理辦公室(以下簡稱招標辦),負責供應商的日常管理工作。

            4.1 運營改善部職責

            4.1.1 制(修)訂供應商管理相關制度;

            4.1.2 收錄公司供應商信息;

            4.1.3 建立公司供應商信息庫,并對在庫供應商進行動態管理;

            4.1.4 負責供應商檔案管理;

            4.1.5 組織對供應商的月度和年度評價;

            4.1.6 負責處理供應商的質疑和投訴;

            4.1.7 供應商管理相關的其它業務。

            4.2 采購主責部門職責

            4.2.1 貫徹落實公司《供應商管理辦法(試行)》;

            4.2.2 供應商入庫推薦和資質審核;

            4.2.3 負責在庫供應商的考評和日常監督;

            4.2.4 協助招標辦收錄供應商信息。

            4.3 采購需求單位職責

            4.3.1 向采購主責部門推薦供應商;

            4.3.2 參與對供應商履約情況的評價,并提出建議。

            4.4 其他相關部門職責

            4.4.1 審計處:審計過程中發現有違反《供應商管理辦法(試行)》的情況,及時反饋給公司招標辦。

            4.4.2 法律事務部:負責收集與公司產生重大經濟糾紛且進行惡意訴訟的供應商信息,通報涉案單位,并及時反饋給公司招標辦。



            5 管理內容及要求

            5.1 管理原則

            堅持薦優用優、準入審批、動態維護、資源共享,公平、公正、公開,制造商為主的原則。

            5.2 供應商評級

            5.2.1 評級原則:根據供應商企業情況、質量情況、合同履行情況、服務情況等,依據各部門對供應商的入庫評分,對供應商進行分級(附件1);并結合年度評價結果對供應商實行動態管理;

            5.2.2 各主責部門制定詳細的供應商入庫評分標準,報招標辦審核后執行。

            5.3 供應商庫建立與維護

            對供應商實行入庫管理制度,采購活動優先從供應商庫中選擇入圍供應商。

            5.3.1 供應商入庫應符合以下基本條件

            5.3.1.1 資質符合要求;

            5.3.1.2 遵守國家法律法規,在以往與公司各單位業務往來中沒有違規違約記錄;

            5.3.1.3 具有滿足履行合同要求的生產經營場所、設施、設備以及相關資質;

            5.3.1.4 財務核算規范,具有良好的資金實力和財務狀況;

            5.3.1.5 特殊行業和特種設備具有相關部門核發的資格證書;

            5.3.1.6 代理商的要求

            a. 國內制造商所授權區域級別為地市及以上級別的代理(針對公司或集團范圍的授權視為代理商);

            b. 進口品牌國外公司授權的代理商;

            c. 授權期限起始時間及授權內容應明確,有授權人簽字(國內代理商需加蓋授權單位行政章)。



            5.3.2 供應商入庫流程(附件8)

            5.3.2.1 推薦

            a. 采購主責部門推薦供應商時,收集供應商資質資料并填寫《供應商新增申請表》(附件2);

            b. 需求部門推薦供應商時,收集供應商資質資料并填寫《供應商新增申請表》,報采購主責部門審核。

            5.3.2.2 資質審核

            采購主責部門對擬推薦供應商進行資格審核,具體包括:

            a. 營業執照:具體審查企業名稱、成立日期、有效期限、經營范圍、注冊資本和年檢情況等(三證合一的還要審查統一社會信用代碼,而不再審查稅務登記證和組織機構代碼證);

            b. 稅務登記證:具體審查登記時間、經營范圍、是否為增值稅一般納稅人等;

            c. 組織機構代碼證:具體審查有效期限和年檢情況等;

            d. 生產許可證:列入《全國工業產品生產許可證發證產品目錄》的產品,應對生產許可證證件、有效期限、產品名稱一致性等進行審查;

            e.必須具有的相關強制性認證及資質(如MA證、特種制造許可證、防爆產品合格證、計量器具制造許可證、3C認證等)原件及復印件(加蓋公章),具體審查有效期限、產品名稱等信息;

            f. 生產能力、技術裝備水平,產品執行標準、專利證書和市場業績;

            g. 產品代理授權書:審查其手續是否符合法律規定,是否有效,從事專賣銷售和代理銷售的供應商需提供生產廠家或銷售總代理所提供的書面授權及委托證明文件;

            h. 兼有安裝、維檢業務的供應商提供國家有關部門認可的安裝、維檢資質證明;

            i. 其他必要證件:對產品質量有特殊要求的,根據行業和產品個性化要求提供。

            5.3.2.3 采購主責部門負責組織對供應商進行評議,如有需要,采購主責部門組織相關部門人員對供應商進行實地考察,考察報告應按統一格式書寫(附件3);

            5.3.2.4 資質審核結束后,將審批后的《供應商新增申請表》及供應商資質資料報招標辦;

            5.3.2.5 招標辦審核通過統一辦理入庫手續。

            5.3.3 潛在供應商入庫

            5.3.3.1 需求單位或采購主責部門收集該潛在供應商資質資料報采購主責部門審核;



            5.3.3.2 審核通過后,可參與當次采購活動;

            5.3.3.3 填寫《供應商新增申請表》,連同資質資料報招標辦;

            5.3.3.4 招標辦審核通過辦理入庫手續。

            5.3.4 代理商入庫

            采購主責部門審核后,再履行供應商入庫程序。

            5.3.5 供應商庫維護

            對供應商庫實行動態維護,待現有供應商入庫后,可隨時推薦新的供應商;當出現供應商信息變化或數據需要維護時,填寫《供應商變更申請表》(附件4)、《供應商擴充視圖申請表》(附件5)。

            5.3.6 在庫供應商的選用

            5.3.6.1 供應商選用原則

            a. 擬推薦供應商接受我方采購邀請,并能按要求積極響應;

            b. 同一采購項目受邀供應商原則上應為行業內同檔次供應商;

            c. 優先從供應商庫中選取供應商,確保具有可追溯性;

            d. 采購時原則上選用生產制造企業,但供應商采用的銷售模式屬于完全授權代理模式,沒有其他銷售模式存在的特殊情況除外。

            5.3.6.2 供應商選用流程

            a. 需求單位、采購主責部門結合實際情況,從供應商庫中擇優選取擬邀請供應商;

            b. 采購主責部門進行確認;

            c. 在庫供應商不能滿足需要時,可推薦潛在供應商,由采購主責部門審核供應商資質資料,合格的可參與當次采購活動。

            5.3.7 在庫供應商的基本權利和義務

            5.3.7.1 在參與采購過程中遭遇不公正待遇,或受到不公正評價后,有權向招標辦提出質疑或投訴;

            5.3.7.2 有權向監督部門舉報公司范圍內采購過程中存在的營私舞弊行為;

            5.3.7.3 接受公司相關部門和人員對產品質量、價格、服務等方面的咨詢;

            5.3.7.4 以誠信的原則參與公司采購活動;

            5.3.7.5 業務合作中不串通其他供應商哄抬價格,牟取利益;

            5.3.7.6 按規定與采購單位簽訂合同,履行合同承諾;

            5.3.7.7 嚴格執行合同條款,不斷提高產品質量和服務水平;

            5.3.7.8 及時向采購主責部門通報企業重大變更情況,如企業重組、更名、遷址等。



            5.3.8 供應商評價

            5.3.8.1 評價程序

            對供應商的評價采取日常評價與月度、年度評價相結合的方式。

            a. 需求部門、采購主責部門根據供應商參與采購活動和履約情況,按照評價內容(附件6)進行日常評價;

            b. 需求部門、采購主責部門根據對供應商的日常評價情況,于每月5日前將《供應商月度評價匯總表》(附件7)報招標辦;

            c. 采購主責部門根據供應商履約情況,按相應合同條款執行;

            d. 每年年終,招標辦組織需求部門、采購主責部門、價委會等相關部門對供應商進行年度評價;

            e. 招標辦根據月度年度評價結果,隨時按照5.3.8.2的規定做出相應處理。

            5.3.8.2 評價結果處理

            a. 評價結果出現附件6評價內容中1至3中任意一條,在供應商分級評價中減5分,且一年之內,不再邀請該供應商參與公司采購活動;

            b. 評價結果出現附件6評價內容中4至7中任意一條,在供應商分級評價中減10分,且三年之內,不再邀請該供應商參與公司采購活動;

            c. 評價結果出現附件6評價內容中8至17中任意一條,在供應商分級評價中直接降為D級供應商,且不再邀請該供應商參與公司采購活動;

            d. 評價結果出現附件6評價內容中18至20中任意一條,在供應商分級評價中加5分;

            e. 評價結果出現附件6評價內容以外情況,由招標辦視情況進行處理。

            6 考核

            6.1 對于容忍、縱容供應商不良行為,或知曉后而未及時反饋,無論是否給公司造成經濟損失或不良影響的單位或個人,均按照公司相關規定嚴肅處理;

            6.2 發現在供應商入庫、選用、審核、評價等環節中,存在玩忽職守、徇私舞弊、弄虛作假、吃拿卡要等行為,視情節對相關單位或個人給予相應處罰,構成犯罪的,移送司法機關處理。

            7 附則

            7.1 本辦法由運營改善部起草并負責解釋。

            7.2 本辦法自下發之日起執行,原《供應商禁入管理規定》同時廢止。

            7.3 合金料、冶金輔料、耐火材料等工藝消耗性原材料的供應商選用暫執行《原材料管理辦法》中的相關條例。

            8 產生的記錄

            8.1 供應商新增申請表

            8.2 關于 (供應商名稱)的考察報告

            8.3 供應商變更申請表

            8.4 供應商擴充視圖申請表

            8.5 供應商評價匯總表


            附件1:


            供應商

            為進一步規范河公司(以下簡稱公司)工程、物資、服務供應商的管理,強化供應商準入、評價,完善供應商評價體系,維護公司合法權益,依據公司《招投標管理辦法(試行)》《非招標形式采購管理辦法(試行)》和其他相關法律法規,結合公司實際,特制定本辦法。

            2 適用范圍

            本辦法適用于公司、公司全資及控股子公司和有實際控制權的公司范圍內所有的工程、物資和服務采購業務供應商的全過程閉環管理。

            3 術語及定義

            3.1 供應商:指向公司提供商品或相應服務的企業,包括制造商、代理商和施工方;

            3.2 代理商:指制造生產企業授權的在一定區域銷售其部分產品或服務的供應商;

            3.3 合格供應商:是指社會上具備資質及履約能力,通過一定程序評價,并經各級管理部門審批合格進入公司,可向公司提供符合質量、技術要求的產品和服務的供應商;

            3.4 潛在供應商:是指有能力向公司提供符合技術規范要求的貨物、工程或服務,但不在公司供應商庫內的投標供應商。

            4 職責

            公司運營改善部為公司供應商管理的綜合管理部門,下設招投標管理辦公室(以下簡稱招標辦),負責供應商的日常管理工作。

            4.1 運營改善部職責

            4.1.1 制(修)訂供應商管理相關制度;

            4.1.2 收錄公司供應商信息;

            4.1.3 建立公司供應商信息庫,并對在庫供應商進行動態管理;

            4.1.4 負責供應商檔案管理;

            4.1.5 組織對供應商的月度和年度評價;

            4.1.6 負責處理供應商的質疑和投訴;

            4.1.7 供應商管理相關的其它業務。

            4.2 采購主責部門職責

            4.2.1 貫徹落實公司《供應商管理辦法(試行)》;

            4.2.2 供應商入庫推薦和資質審核;

            4.2.3 負責在庫供應商的考評和日常監督;

            4.2.4 協助招標辦收錄供應商信息。

            4.3 采購需求單位職責

            4.3.1 向采購主責部門推薦供應商;

            4.3.2 參與對供應商履約情況的評價,并提出建議。

            4.4 其他相關部門職責

            4.4.1 審計處:審計過程中發現有違反《供應商管理辦法(試行)》的情況,及時反饋給公司招標辦。

            4.4.2 法律事務部:負責收集與公司產生重大經濟糾紛且進行惡意訴訟的供應商信息,通報涉案單位,并及時反饋給公司招標辦。



            5 管理內容及要求

            5.1 管理原則

            堅持薦優用優、準入審批、動態維護、資源共享,公平、公正、公開,制造商為主的原則。

            5.2 供應商評級

            5.2.1 評級原則:根據供應商企業情況、質量情況、合同履行情況、服務情況等,依據各部門對供應商的入庫評分,對供應商進行分級(附件1);并結合年度評價結果對供應商實行動態管理;

            5.2.2 各主責部門制定詳細的供應商入庫評分標準,報招標辦審核后執行。

            5.3 供應商庫建立與維護

            對供應商實行入庫管理制度,采購活動優先從供應商庫中選擇入圍供應商。

            5.3.1 供應商入庫應符合以下基本條件

            5.3.1.1 資質符合要求;

            5.3.1.2 遵守國家法律法規,在以往與公司各單位業務往來中沒有違規違約記錄;

            5.3.1.3 具有滿足履行合同要求的生產經營場所、設施、設備以及相關資質;

            5.3.1.4 財務核算規范,具有良好的資金實力和財務狀況;

            5.3.1.5 特殊行業和特種設備具有相關部門核發的資格證書;

            5.3.1.6 代理商的要求

            a. 國內制造商所授權區域級別為地市及以上級別的代理(針對公司或集團范圍的授權視為代理商);

            b. 進口品牌國外公司授權的代理商;

            c. 授權期限起始時間及授權內容應明確,有授權人簽字(國內代理商需加蓋授權單位行政章)。



            5.3.2 供應商入庫流程(附件8)

            5.3.2.1 推薦

            a. 采購主責部門推薦供應商時,收集供應商資質資料并填寫《供應商新增申請表》(附件2);

            b. 需求部門推薦供應商時,收集供應商資質資料并填寫《供應商新增申請表》,報采購主責部門審核。

            5.3.2.2 資質審核

            采購主責部門對擬推薦供應商進行資格審核,具體包括:

            a. 營業執照:具體審查企業名稱、成立日期、有效期限、經營范圍、注冊資本和年檢情況等(三證合一的還要審查統一社會信用代碼,而不再審查稅務登記證和組織機構代碼證);

            b. 稅務登記證:具體審查登記時間、經營范圍、是否為增值稅一般納稅人等;

            c. 組織機構代碼證:具體審查有效期限和年檢情況等;

            d. 生產許可證:列入《全國工業產品生產許可證發證產品目錄》的產品,應對生產許可證證件、有效期限、產品名稱一致性等進行審查;

            e.必須具有的相關強制性認證及資質(如MA證、特種制造許可證、防爆產品合格證、計量器具制造許可證、3C認證等)原件及復印件(加蓋公章),具體審查有效期限、產品名稱等信息;

            f. 生產能力、技術裝備水平,產品執行標準、專利證書和市場業績;

            g. 產品代理授權書:審查其手續是否符合法律規定,是否有效,從事專賣銷售和代理銷售的供應商需提供生產廠家或銷售總代理所提供的書面授權及委托證明文件;

            h. 兼有安裝、維檢業務的供應商提供國家有關部門認可的安裝、維檢資質證明;

            i. 其他必要證件:對產品質量有特殊要求的,根據行業和產品個性化要求提供。

            5.3.2.3 采購主責部門負責組織對供應商進行評議,如有需要,采購主責部門組織相關部門人員對供應商進行實地考察,考察報告應按統一格式書寫(附件3);

            5.3.2.4 資質審核結束后,將審批后的《供應商新增申請表》及供應商資質資料報招標辦;

            5.3.2.5 招標辦審核通過統一辦理入庫手續。

            5.3.3 潛在供應商入庫

            5.3.3.1 需求單位或采購主責部門收集該潛在供應商資質資料報采購主責部門審核;



            5.3.3.2 審核通過后,可參與當次采購活動;

            5.3.3.3 填寫《供應商新增申請表》,連同資質資料報招標辦;

            5.3.3.4 招標辦審核通過辦理入庫手續。

            5.3.4 代理商入庫

            采購主責部門審核后,再履行供應商入庫程序。

            5.3.5 供應商庫維護

            對供應商庫實行動態維護,待現有供應商入庫后,可隨時推薦新的供應商;當出現供應商信息變化或數據需要維護時,填寫《供應商變更申請表》(附件4)、《供應商擴充視圖申請表》(附件5)。

            5.3.6 在庫供應商的選用

            5.3.6.1 供應商選用原則

            a. 擬推薦供應商接受我方采購邀請,并能按要求積極響應;

            b. 同一采購項目受邀供應商原則上應為行業內同檔次供應商;

            c. 優先從供應商庫中選取供應商,確保具有可追溯性;

            d. 采購時原則上選用生產制造企業,但供應商采用的銷售模式屬于完全授權代理模式,沒有其他銷售模式存在的特殊情況除外。

            5.3.6.2 供應商選用流程

            a. 需求單位、采購主責部門結合實際情況,從供應商庫中擇優選取擬邀請供應商;

            b. 采購主責部門進行確認;

            c. 在庫供應商不能滿足需要時,可推薦潛在供應商,由采購主責部門審核供應商資質資料,合格的可參與當次采購活動。

            5.3.7 在庫供應商的基本權利和義務

            5.3.7.1 在參與采購過程中遭遇不公正待遇,或受到不公正評價后,有權向招標辦提出質疑或投訴;

            5.3.7.2 有權向監督部門舉報公司范圍內采購過程中存在的營私舞弊行為;

            5.3.7.3 接受公司相關部門和人員對產品質量、價格、服務等方面的咨詢;

            5.3.7.4 以誠信的原則參與公司采購活動;

            5.3.7.5 業務合作中不串通其他供應商哄抬價格,牟取利益;

            5.3.7.6 按規定與采購單位簽訂合同,履行合同承諾;

            5.3.7.7 嚴格執行合同條款,不斷提高產品質量和服務水平;

            5.3.7.8 及時向采購主責部門通報企業重大變更情況,如企業重組、更名、遷址等。



            5.3.8 供應商評價

            5.3.8.1 評價程序

            對供應商的評價采取日常評價與月度、年度評價相結合的方式。

            a. 需求部門、采購主責部門根據供應商參與采購活動和履約情況,按照評價內容(附件6)進行日常評價;

            b. 需求部門、采購主責部門根據對供應商的日常評價情況,于每月5日前將《供應商月度評價匯總表》(附件7)報招標辦;

            c. 采購主責部門根據供應商履約情況,按相應合同條款執行;

            d. 每年年終,招標辦組織需求部門、采購主責部門、價委會等相關部門對供應商進行年度評價;

            e. 招標辦根據月度年度評價結果,隨時按照5.3.8.2的規定做出相應處理。

            5.3.8.2 評價結果處理

            a. 評價結果出現附件6評價內容中1至3中任意一條,在供應商分級評價中減5分,且一年之內,不再邀請該供應商參與公司采購活動;

            b. 評價結果出現附件6評價內容中4至7中任意一條,在供應商分級評價中減10分,且三年之內,不再邀請該供應商參與公司采購活動;

            c. 評價結果出現附件6評價內容中8至17中任意一條,在供應商分級評價中直接降為D級供應商,且不再邀請該供應商參與公司采購活動;

            d. 評價結果出現附件6評價內容中18至20中任意一條,在供應商分級評價中加5分;

            e. 評價結果出現附件6評價內容以外情況,由招標辦視情況進行處理。

            6 考核

            6.1 對于容忍、縱容供應商不良行為,或知曉后而未及時反饋,無論是否給公司造成經濟損失或不良影響的單位或個人,均按照公司相關規定嚴肅處理;

            6.2 發現在供應商入庫、選用、審核、評價等環節中,存在玩忽職守、徇私舞弊、弄虛作假、吃拿卡要等行為,視情節對相關單位或個人給予相應處罰,構成犯罪的,移送司法機關處理。

            7 附則

            7.1 本辦法由運營改善部起草并負責解釋。

            7.2 本辦法自下發之日起執行,原《供應商禁入管理規定》同時廢止。

            7.3 合金料、冶金輔料、耐火材料等工藝消耗性原材料的供應商選用暫執行《原材料管理辦法》中的相關條例。

            8 產生的記錄

            8.1 供應商新增申請表

            8.2 關于 (供應商名稱)的考察報告

            8.3 供應商變更申請表

            8.4 供應商擴充視圖申請表

            8.5 供應商評價匯總表


            附件1:

            備注:1.需求部門填寫時,“需求單位”列不填。

            2.“評價結果”列按照“供應商評價內容”填寫。

            3.“其他評價”列作為補充項根據實際情況填寫。


            附件4:

            供應商入庫流程圖

            供應商管理
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